面對Covid-19,為何選擇 Google Workspace ?

不管是學生,抑或是上班族,相信大家多多少少都有使用過 Google 的軟體服務,比如雲端硬碟、地圖、表單、試算表,這些服務帶給我們許多便利性,像是分享、存放檔案、製作問券、統計資料等等。就連搜尋都由名詞轉動詞「這個單字我估狗 一下」 (至少筆者不曾聽過有人說我雅戶一下),這樣的現象反映了 Google 的服務是如何深入我們的生活每一個角落。 

今年1月底,Google 台灣 宣布啟用在 Tpark 台北遠東通訊園區的全新辦公室,這意味著台灣將會成為美國境外的第一座,也是最大的硬體研發中心,不僅於此,Google 台灣預計在2023年同一園區內將會啟用另一座辦公室,不僅作為研發硬體的中心,同時提供豐富的技術培訓資源,於此同時,Google 在彰化縣彰濱工業區內的資料中心更是亞洲地區最大的資料中心,也規劃在台南科學園區以及雲林建設第二以及第三座資料中心,由此可見 Google 在臺灣下的投資真的不小 !

Google 台灣- 在 Tpark 台北遠東通訊園區的全新辦公室
圖片來源: Google 台灣 官方部落格

這一年多以來,全世界數十億人被 Covid-19 疫情所困擾,許多的開發人員或辦公人員也因此轉為遠距上班,企業對於線上及協同合作的需求大大增加,包含微軟的 Microsoft 365 及 Google 所提供的 Workspace ( 前身為 G Suite ) 服務都雀屏中選,成為企業們選用的方案,這些服務都能讓使用者在遠距上班時能夠維持高效率的協同合作。

今天我們就要來談談其中的 Google Workspace ,Google Workspace 針對企業需求提供了辦公室套裝軟體,包含了筆者開頭所提到的雲端硬碟、試算表、文件、表單等,但 “這些服務就算我們不花錢也能無障礙使用啊,為什麼我還要多花一筆錢 ? “,可能讀到這邊你會有這樣的疑惑,筆者剛剛接觸 G Suite 時也有跟你一樣的疑惑,但隨著接觸這項產品久了之後也漸漸的了解原因,讓筆者舉幾個功能為例做說明。

Google Workspace 針對企業需求提供了辦公室套裝軟體
圖片來源: Google 台灣 官方部落格

(一) 協同合作、提高效率

在過去,團隊合作的形式可能是各自在文書軟體中編輯,最後再合併起來做統整,各自的進度無法即時掌握,資料的傳遞也不便利,而 Workspace 帶來的就是讓團隊成員可以在同一份文件共同編輯,即時看到進度之外還能讓成員隨時隨地取得檔案。

(二) 資料安全、防止外洩

在個人使用雲端硬碟或是文件共享共編時,可以自由選擇要共享給誰,或是選擇要共享給知道連結的人,但在企業內,如果員工一不小心將包含機敏資訊的文件共享給其他公司甚至共享給所有人呢 ? Workspace 就讓管理員能夠針對這樣的洩漏事件作事先的規範,並在發生的當下做阻擋。

(三) 記錄稽核、報告

不管企業員工或管理員做了什麼,都會被一點一滴的如實記錄下來,管理員可以在資料保留時間內搜尋到這些紀錄,比如登入資訊、硬碟共享下載、日曆、帳戶變更資訊等等 (如果員工都使用自己的 gmail 帳戶,管理員要幫忙找可得跑斷腿啦~)。

(四) 機構郵件功能控制

近年來,有許多公司因為社交工程蒙受損失,而 Workspace 提供了防止此類事件發生的功能,透過功能啟用防範以相似網域名稱假冒特定網域的行為 (比如用 你主管@wingwiil 的信箱偽裝成 你主管@wingwill 跟你說要將某個客戶的資料給他) 

(五) 防範帳戶盜用

上面提到,使用者行為會被記錄下來,也能防止使用者被盜用,但如果這位使用者密碼外洩、被盜用,Workspace也能透過可疑登入行為提供管理員警示,除此之外,Google 提供了兩步驟驗證的機制,透過手機接收驗證碼或甚至啟用進階保護計畫來透過實體金鑰保護帳戶不被有心人士利用(至少得連那個使用者的手機或是金鑰裝置一起盜了才能登入)。 當然,這項功能在個人 Google 帳戶也能啟用,為甚麼筆者會在這邊提起呢?  原因是 Workspace 能協助管理者做到的是強制機構內使用者啟用這項功能並且規定執行方式,透過企業內部規範嚴格的安全機制來防止各類資安事件的發生。


上面是筆者這一年以來對 Workspace 在資安機制這一塊的一些小心得,除了這些功能之外,Google 也和許多第三方軟體洽談整合,帶給使用者更舒適的使用體驗。

但難道 Google Workspace 真的能解決所有使用者的問題嗎? 答案顯而易見,不能。 

使用者習慣的辦公套件和 Google 所提供的辦公室套件功能可能有相當大的差別,許多使用者都反應 Google 所提供的功能太過簡略,無法達到他們的需求,不如繼續使用原先的軟體,也有使用者反應,全新介面讓人無所適從、不知道要從何用起,諸如此類的使用者反饋一直都有。

除了使用者習慣問題,很多惡意或無意的人為洩漏資料事件並不是 Workspace 能夠幫企業限制的,比如管理員設定機構內成員不能共用雲端硬碟的任何檔案、文件給機構外的使用者,但如果員工將資料下載下來並使用其他的軟體傳送呢 ? 

發佈日期: 2021-06-24 | Jadson

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