當您想要瞭解一個不熟悉的事物，又或是需要獲取詳細資訊時，許多人最直覺的反應就是「去問Google」，Google不只是全球主流的搜尋引擎，在台灣更成為查詢、搜尋的代名詞。但您可知道Google除了是查找資料的好幫手之外，其實也可以在工作上幫助人們嗎？究竟Google Workspace是什麼？企業使用Google Workspace有什麼好處與優勢？本文將帶您一起瞭解Google Workspace，以更敏捷的工作型態，幫助公司管理與轉型。
Workspace 是什麼？
Google Workspace是一款由Google提供的協同工作工具，其可以提供企業在此服務中，利用各種功能與工具，在同一個平台中，完成生產、資料儲存、管理等維持公司運作的基本功能。Google Workspace過去最廣為人知的名稱為「G Suite」，Google在2020年針對其品牌識別與功能進行整合與更名，並且歸納出更加詳細且多元的方案，也就是我們現在看到的Google Workspace。
Google Workspace是相當適合中小企業使用的服務，其採方案訂閱制，企業可以依照自身的需求（如：容量、使用人數規模等），選擇適合的方案。由於所有的功能只需要透過瀏覽器（Browser）就可以進行操作，不僅員工協同作業方便，管理者也容易管理，因此頗受中小企業青睞。
Google Workspace 好處有哪些？
在過往的工作型態中，若員工之間需要同時在異地協作是相當困難的，但Google Workspace可以輕鬆解決這項困擾。以Google提供的文件工具，如：文件、試算表、簡報等，都可以多人同時在線上進行編輯，並同步將每個人的增訂修改詳細記錄，不論是事後要回溯或是查看都相當方便。除了「共同協作」這個好處之外，以下透過2個Google Workspace的功能，來介紹其他好處：
Google企業信箱：提升員工生產力與資料安全
使用Google Workspace將可以享有企業信箱的功能，企業信箱與一般信箱「＠gmail.com」的電子郵件地址不同，通常會呈現「＠企業名稱／企業網域名稱.com」，如此一來不但更具有識別性，更能提升專業度。使用Google企業信箱，可以讓管理員統一管理，當員工離職後，管理員能對於檔案有所掌握，不必擔心有資料遺失或是外流的問題。同時，Google企業信箱也可以串接其他工具，不論是行事曆通知、會議邀請、文件線上協同合作，都可利用信箱來達到通知與聯繫的功能。
Google雲端備份：同步儲存與彈性的權限設定
對於企業來說，檔案的歸檔與儲存是相當重要的事情，使用Google Workspace的文件功能，不僅可以讓員工在工作時就同步將檔案儲存備份到雲端上。除此之外，Google Workspace更可以讓管理者定義資料遺失的防護規則，藉此控管機構之外的使用者瀏覽、存取雲端硬碟中的資料，以此防止機密資料遺失。
在存取、編輯、瀏覽的權限上，Google雲端也做的相當直覺且容易調整，不論是只與機構內的帳號共用，又或是只針對特定帳號、群組人員給與權限，Google Workspace都可以幫您把關。
從以上2個功能我們可以發現，Google Workspace在串聯其服務的完整性上做的相當透徹，雲端儲存備份的功能也讓管理者能夠更有條理的管控。
（瞭解更多Google Workspace的功能，請參考：Google Workspace 功能新知）
企業導入 Google Workspace 的3大優勢
企業導入Google Workspace除了可以幫助員工與管理者在工作上達到上述的優點之外，更可以幫助企業創造以下3大優勢：
- 【降低IT人力成本】：由於Google Workspace是屬於全託管型的服務，因此企業不需要花費大量時間與IT人力成本去開發、維護系統。
- 【應付多變的工作型態】：協同操作可以應付多變的工作型態，尤其疫情當前，面對諸多的不確定因素，企業需要同時具備實體上班與遠距離工作的能力，尤其Google Workspace中的Meet更可以解決會議的需求。
- 【資料管理的完整性】：在資料管理方面，管理者可以透過統一平台掌握，不僅提升了方便性，若人員因為離職而造成帳號停用，管理者在Google Workspace中也可以透過設定保留機制，存取重要資料，避免遺漏或損失檔案的風險。
Google Workspace 導入會很複雜嗎？
許多企業也會擔心若要導入Google Workspace，過程會很複雜且困難，事實上Google Workspace本身早已考量到這點，因此備有相對應的資料遷移管道，不論是公司自有伺服器的地端Mail server、Hibox又或是多數公司常使用的Microsoft 365（舊稱：Office 365），都可以進行整合與移轉。
若顧慮到公司沒有人力或資源可以進行移轉導入，目前市場上也有很多公司有提供轉移服務，以羽昇國際為例，就有Google Workspace 導入服務諮詢。
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